אנחנו חיים בעידן בו אנו עושים שימוש בכלים דיגיטליים כמעט לכל דבר. כמעט כל ההתנהלות שלנו מול גופים פיננסיים וחברות הוא דיגיטלי, אך האם אנחנו יודעים באמת עד כמה שליחת מסמכים רגישים היא מאובטחת? כיצד מגנים בכלל על מסמכים רגישים כיום? הכנו עבורך מדריך קצר שיעשה קצת סדר בדברים.
הסכנות הנמצאות ברשת כל הזמן
בכל זמן נתון ברשת ישנם גורמים עוינים שמעוניינים לפגע באנשים תמימים ובעסקים, פעמים רבות בשל בצע כסף. כל מסמך שאנחנו שולחים, בוודאי אם הוא אלקטרוני, יכול לחשוף אותנו לסכנות הרבות ברשת, החל בגניבת פרטים אישיים, פרטים פיננסיים, שימוש במידע לשם סחיטה כספית וכן הלאה. מדובר על אנשים מתוחכמים מכל העולם שעושים שימוש רע בכלים הדיגיטליים ומתוך ידע מעמיק שלהם את התוכנות והדרכים לפרוץ אותן. אותם האקרים יכולים לפרוץ מערכות הגנה שונות, והדרך להימנע מכך היא לעשות שימוש אך ורק בכלים דיגיטליים מאובטחים.
אילו מסמכים חשובים אנחנו יכולים לשלוח באמצעות האינטרנט?
כאשר אנו ממלאים מסמכים, בדרך כלל הם כוללים פרטים אישיים אותם אנו לא רוצים לחשוף לגורמים עוינים. המסמכים יכולים להכיל פרטים כמו כתובת, מספר טלפון, מספר בנק ואפילו סיסמאות שונות. הם יכולים להכיל תעודת זהות ופרטים אישיים נוספים בהם ניתן לעשות שימוש כנגדנו. המסמכים יכולים להיות גם עם פרטי כרטיס אשראי, במידה ומדובר על תשלום, או מספר חשבון בנק להוראת קבע, כולל החתימה שלנו אותה יהיה קל לזייף אם תהיה חשופה.
המסמכים יכולים להיות מסמכי תשלום, הצהרות, מסמכי רכישה של מוצרים שונים או אפילו טפסי הצהרה פשוטים שאנחנו שולחים כדי למלא את הפרטים של הילדים שלנו למשרד הבריאות או לבית הספר.
כיצד מגנים על מסמכים ממוחשבים?
כיום יש אפשרויות רבות שעומדות בפני אנשים לביצוע חתימה על מסמך pdf ושליחתו באמצעות האינטרנט, אך כיצד המסמך הזה בעצם מוגן? ישנן דרכים רבות להגן על מסמכים ועסקים עושים ימים כלילות כדי שהמסמכים שלהם יהיו מוגנים ובטוחים, שכן המידע והפרטיות של הלקוחות שלהם, כמו שלהם עצמם, עומדים למול עיניהם.
כל אתר שמציע שליחת אמצעים דיגיטליים חייב בכתובת SSL לאתר. מדובר על תקן אבטחה שמעיד על האתר כי התקשורת אליו וממנו מוצפנת. למעשה מדובר על תעודה שדרכה הגולשים יכולים לברר מי היא החברה או העסק שמציגים את הדפים, ואחד הסממנים הראשונים היא כתובת ה-https שכדי לראות אותה, בעל האתר צריך לרכוש את תעודת ה-SSL.
אילו עוד דרכים יש לאבטח את החתימה ומה קובע חוק החתימה האלקטרונית?
בשנת 2001 חוקק חוק החתימה האלקטרונית שקובע כי רק חברה שקיבלה את אישור משרד המשפטים בתור גורם מאשר מאושרת להנפיק חתימה אלקטרונית. כאשר חברה מספקת חתימה על מסמך pdf יש לה אחריות משפטית ולמעשה אין לה אפשרות להתכחש לעסקה אותה ביצעה כאשר עשתה שימוש בחתימה זו.
דרכים נוספות להגברת האבטחה הן באמצעות התקנת אמצעי הצפנת המידע כדי למנוע מהאקרים גישה למידע שמועבר בעסק, הגנה על הנכסים הדיגיטליים באמצעות אמצעי זיהוי ביומטריים, והתקנת מערכת לאימות דו שלבי להתחברות מרחוק. כמו כן, כאשר המערכת לחתימה משולבת עם ארכיון דיגיטלי קיימים פחות סיכויים לזיופים, דבר נוסף שתורם לאבטחת המסמכים.
